Электронная подпись в шаблонах документов Document Publisher

Digital Signature in a Document Publisher Template
Перевод: Юлия Куксенок

 

Электронная подпись в шаблоне Document Publisher

Вместе с Document Publisher вы можете легко генерировать документацию на основе данных Cradle. Функция «Формальный документ» позволяет опубликовать документ и автоматически сохранить его копию в базе данных со ссылками к состоянию каждого элемента, включенного в документ (сквозная трассируемость требований). Настройки функции “Формальный документ” позволяют ограничить, кто может опубликовывать формальные документы и создавать копии в базе данных.

Многим компаниям необходимо подготавливать документацию, например, для заключения контракта и/или в нормативных целях, и им требуется возможность добавления электронной подписи к таким формальным документам.

Согласно TechTarget электронная подпись – это «цифровой эквивалент собственноручной подписи / подписи и печати, но имеющая большую безопасность. Тем самым, электронная подпись предназначена для решения проблемы фальсификации и подлога в цифровой коммуникации. Электронные подписи могут обеспечить дополнительные гарантии доказательства происхождения, идентичности и статуса электронного документа, сделки или сообщения, а также подтверждение информированного согласия подписавшего лица».

Таким индустриям, как производство электроэнергии и здравоохранение, обеспокоенным вопросами безопасности, очень часто требуется проставление электронной подписи в документах, представленных в электронном виде. Некоторые пользователи Cradle разделили процесс создания документа и его подписания/хранения проверенных цифровых копий: сначала документ публикуется, а затем он подписывается и хранится в отдельной системе управления документами. Другие же  пользователи интегрируют процесс управления формальными документами в Cradle и присоединяют подпись к шаблонам документов.

Создание строки подписи в Document Publisher

Откройте модуль Document Publisher в Cradle и выберите шаблон, чтобы отредактировать и добавить блок электронной подписи.

open_doc_publisher

Добавление Блока, используя Функции MS Word

  1. В документе или таблице поместите указатель на то место, где вы хотите создать строку для подписи.
    select_place
  2. На вкладке Вставка в группе Текст щелкните по списку Строка подписи, а затем нажмите кнопку Строка подписи Microsoft Office.
  3. В диалоговом окне Настройка подписи, введите информацию, которая будет отображаться под строкой подписи:sign_dialog
  1. Отметьте один или оба варианта:
  • Разрешить подписывающему добавлять комментарии в диалоговом окне Подпись – данный пункт позволяет подписывающему прописывать цель подписания документа.
  • Показать дату подписи в строке подписи – вместе с подписью появится дата подписания документа.
  1. После этого Блок подписи добавится к шаблону Document Publisher.
    sign_block
  2. Сохраните шаблон Document Publisher для дальнейшего использования, когда данные будут готовы к публикации.

Примечание: у некоторых приложений по работе с электронной подписью имеется свой собственный плагин Word. Используя такой плагин, можно добавлять Блок подписи, таким же образом, как описано выше.

Word-plugin

Подписание сгенерированного документа Document Publisher

Как только данные по проекту прошли рецензирование и формальный (официальный) документ готов к публикации, откройте Document Publisher и выберите  «опубликовать формальный документ».

Для того чтобы получить формальный документ с помощью Document Publisher, по крайней мере у одного пользователя должна быть соответствующая привилегия (FORMAL_DOC). 

Пользователь с общей привилегией Document Publisher может публиковать только черновики проектных документов (COMPOSE_DOC). В типовом процессе могут быть предусмотрены основные привилегии для тех, кто создает шаблоны или черновики для пользователей за пределами Cradle, что позволяет рецензировать документ перед официальной публикацией.

Официальный документ, как правило, публикуется после того, как процесс базовой линии, связанный с данными, которые должны быть включены в документ, был завершен и любой внешний пользователь предоставил свой отклик. При публикации официального документа одобренный пользователь нажимает кнопку опубликовать документ. После того как документ будет готов, его можно подписывать.

  1. В сгенерированном документе Document Publisher, щелкните правой кнопкой мыши строку подписи и выберите в меню Подписать.
  2. Если у вас нет допустимого сертификата электронной подписи, появится следующее диалоговое окно, которое позволит вам получить такой сертификат.
  3. Если у Вас есть допустимый сертификат цифровой подписи, то ваше имя будет помещено в строку подписи, указывая на то, что вы утвердили этот документ.

После того как документ подписан, внесение каких-либо изменений приведет к потере подписи. Тем самым, любой рецензент может быть уверен, что документ находится в том же состоянии, как и при его подписании.

При необходимости документ можно сохранить, послать по электронной почте или поделиться. В версии Cradle 7.0 у версии формального документа, сохраненной в базе данных Cradle, не будет подписи, т.к. документ подписывается после того, как его копия будет сохранена в проекте. Компания 3SL работает над возможностью включения функции подписи непосредственно в процессе публикации, для того чтобы автоматически сохранять подписанную копию в проекте. Если вам необходимо сохранить подписанную копию документа в проекте, ее можно сохранить во фрейм, как и любой другой документ Word.

 

Добавить комментарий