Управление входящими и исходящими документами

Document Management
Перевод: Мадорская Ю.М.

Практически все проекты используют документы в качестве источника информации или конечного представления для заказчиков или других групп.

doc_management

Часто документы имеют особенное значение, например:

  • определяют технические или коммерческие требования заказчика,
  • определяют критерии приемки,
  • фиксируют проектные решения,
  • фиксируют способы тестирования системы в целом или ее частей.

Хотя документы могут иметь много версий, некоторые их экземпляры особенно важны. Это отражается с использованием таких атрибутов как:

  • особый номер,
  • штамп с маркировкой,
  • печать,
  • одна или несколько подписей на печатной копии.

Юридическая или коммерческая значимость этих документов заставляет большинство проектов иметь документо-ориентированный процесс. То есть, независимо от того, в какой степени в проекте используются подходы к управлению требованиями и проектированию ориентированные на данные (data-centric), проекты все равно управляются по этапам выпуска ключевых документов — входящих или исходящих.

Тот факт, что в отношениях с заказчиками, как правило, используются документы, а внутренний процесс базируется на базе проектных данных, создает необходимость в:

  • Отчетности о том, какие экземпляры каких элементов базы данных были созданы или обновлены после выпуска конкретного экземпляра исходного документа.
  • Списке различий между экземплярами элементов БД, которые были созданы или обновлены из двух входящих документов или двух экземпляров одного документа.
  • Списке всех экземпляров входящих документов, которые создали или обновили конкретные элементы БД.
  • Отчетности о том, какие экземпляры каких элементов базы данных были опубликованы в конкретном экземпляре исходящего документа.
  • Списке различий между экземплярами БД, которые были опубликованы в двух исходящих документах или в двух экземплярах одного исходящего документа.
  • Списке всех экземпляров исходящих документов, в которых конкретный элемент был опубликован.

Например, рассмотрим следующие обычные вопросы заказчика:

  • Какие версии каких требований в данном ТЗ?
  • Какие требования изменились между двумя этими выпусками ТЗ?
  • Какая разница между проектными решениями в исходном или последнем выпуске ТЗ?
  • Требование 1.2.3.4 должно быть изменено, на каких документах это отразится?

Cradle позволяет легко решить эти задачи с помощью концепции исходных и формальных документов (source documents and formal documents):

  • Исходные документы — это внешние документы, которые загружаются в базу данных для создания или обновления элементов, таких как требования, акронимы, стандарты, ссылки, критерии приемки и др.
  • Формальные документы — это внешние документы, которые публикуются из базы данных при выполнении конкретных задач для внешних групп, обычно заказчиков.

Cradle предоставляет широкие возможности для управления такими документами, в том числе, для их итеративной обработки (если необходимо):

Document_Management_clip_image002

 

При загрузке исходных документов Cradle:

  • Cохраняет запись о внешних документах, которые были загружены.
  • Cохраняет копию этих внешних документов.
  • Сохраняет подробный отчет об элементах, которые были загружены из каждой версии каждого исходного документа:
    • можно проследить связи от элементов к документам,
    • можно проследить связи от документов к элементам.

Такой подход обеспечивает полную трассируемость между внешними документами и их представлением в базе данных Cradle.

При публикации формальных документов Cradle:

  • Сохраняет запись о формальных документах, которые были опубликованы.
  • Сохраняет копию этих формальных документов.
  • Сохраняет подробный отчет об экземплярах элементов, которые были опубликованы в каждой версии каждого формального документа:
    • можно проследить связи от элементов к документам,
    • можно проследить связи от документов к элементам.

Таким образом, Cradle обеспечивает полную трассируемость между формальными (исходящими) документами и их исходными данными в Cradle.

Применение представленных механизмов работы с исходящими и формальными документами позволяет проекту:

  • Работать в оптимальной, ориентированной на данные, манере, где:
    • каждый элемент информации хранится в одном месте, в базе данных, но может быть использован много раз,
    • каждый элемент базы данных гарантированно единственный источник истины (single point of truth).
  • Иметь бесшовный интерфейс с документо-ориентированной средой.
  • Отслеживать все влияния изменений каждого входящего документа на проект.
  • Отслеживать каждый элемент каждого исходящего документа.
  • Генерировать любое количество исходящих документов, которые гарантированно:
    • полные,
    • согласованные.

Поэтому Cradle позволяет проекту избежать проблемы разработки требований, которые традиционно возникают при ручной разработке документов:

  • Неполнота.
  • Несогласованность.
  • Устаревание.
Опубликовано в:

Добавить комментарий